امكانات نرم افزار اتوماسيون اتحاديه هاي هريس

براي نمايش توضيحات بر روي عناوين كليك كنيد
مديريت پروانه هاي كسب 
  ليست پروند ها و دسترسي به هر پرونده

در اين قسمت امكان دسترسي به يك پرونده يا يك ليست از پرونده هاي مشخص (منقضي شده ها, بدهكار, منطقه اي, معتبر , فوت شده , اخطار شده و ...) مقدور ميباشد , اين ليست علاوه بر امكان دسترسي به هر پرونده , امكان اقدام و پيگيري دعوت نامه يا صدور نامه و اخطار يا ارسال پيامك و غيره را مقدور ميسازد. 

ثبت و مديريت كليه مشخصات پرونده 

اين بخش دقيقا مطابق قانون و آئين نامه صدور پروانه كسب تعريف شده و بصورت هوشمند و خودكار كاربر را هدايت ميكند تا آنچه در قانون و قواعد تعريف شده است عملياتي شود و در صورت مغايرت ضمن هشدار,ازانجام كاراشتباه جلوگيري ميكند.

نمايش وضعيت كلي هر پروند

در اين قسمت وضعيت كلي پرونده نمايش مي يابد, در قسمت مكاتبات تمامي نامه هاي وارده مربوط به اين پرونده و تماي نامه هاي صادره مربوط به اين پرونده به ترتيب تاريخ ليست و قابل رويت ميباشد

 

نمايش جزئيات مالي و مدارك پروند

در اين قسمت وضعيت مالي هر پرونده شامل جزئيات هر نوع پرداختي باهوشمندي درمحاسبه و جلوگيري از ثبت هاي تكراري وجود دارد.  در قسمت اسناد و مدارك , تصويرمدارك قابل درج , نمايش و چاپ ميباشد ضمن تعيين اتوماتيك مدارك مورد نياز هر مرحله از پرونده.

 
 

نمايش جزئيات مالي و مدارك پرونده

در اين قسمت وضعيت مالي هر پرونده شامل ريز هر نوع پرداختي و با امكان دسته بندي مهيا است , همچنين امكان ثبت و دسته بندي تصوير مدارك مربوط به هر پرونده با رويكرد سيستم اداري بدون كاغذ پيش بيني شده است.

 
امور ماليات 

تلاش براي تقويت جايگاه تشكلهاي صنفي در تعيين ماليات اصناف

در رابطه با موضوع ماليات اصناف طي چند سال اخير مشكلاتي وجود داشته, در سال 87 براي اولين بار ماليات اصناف توسط اتحاديه ها تعيين و كارشناسي گرديد و به ادارات مالياتي منتقل گرديد, از آنجايكه اتحاديه ها شناخت كاملي از صنوف تحت پوشش خود دارند و از ميزان فعاليت و وضعيت كار آگاه هستند,  بهترين ملاك عمل براي تعيين ماليات صنف تحت پوشش خود ميباشند, اما آموزش ناكافي اعضاء و نداشتن پرسنل كافي متخصص و نداشتن ابزار مورد نياز ميتواند در استمرار تفويض اين رسيدگي ضعف ايجاد كند؛  با رويكرد حفظ و توان دهي مضاعف به اتحاديه ها قسمتي در اتوماسيون اداري هريس تعبيه گرديد تا ابزار كافي جهت ثبت و نگهداري سوابق مالياتي براي تهيه آمار , گزارش و تهيه ليست هاي مورد نياز اداره ماليات به سهولت امكانپذير گردد. اميد است تا در سالهاي آينده با مديريت درست و جلب رضايت اعضاء و سازمان اين مهم از حدود وظايف اتحاديه ها خارج نشود و تعيين ماليت اصناف بعهده ديگر مراجع گاها غير درگير با صنف نباشد.  شركت هريس تلاش دارد تا با پيگيري مسئولين واتحاديه ها گامي ديگر در تثبيت و تقويت جايگاه تشكلهاي صنفي برداشته شود

سوابق مالياتي اعضاء

در پرونده واحد صنفي اعضاء امكان رويت سوابق مالياتي در نظر گرفته شده است تا در صورت نياز به رويت يا اصلاح موردي ميسر باشد اين امكان براي تكميل اطلاعات مالياتي در زمان مراجعه متقاضي درطول سال پيش بيني شده تا سوابق مالياتي اعضاء تكميل شود كه شامل موارد زير ميباشد:

ü قابليت ثبت سوابق مالياتي سالهاي متعدد يك پرونده

ü قابليت تعيين شركاء و قدرسهم هريك و تعيين وضعيت آنها

ü قابليت ثبت مبالغ ماليات ابرازي , موردنظرمودي و موردنظر اتحاديه و ماليات قطعي شده

ü امكان تهيه گزارشات مورد درخواست اداره ماليات بر اساسCD  ارسالي به تفكيك مراكز بصورت ديجيتال (درحال طراحي)

ü امكان تهيه مغايرت مبالغ مورد نظر اتحاديه و اداره ماليات به تفكيك مراكز و واحدهاي صنفي (درحال طراحي)

 

مديريت پرونده هاي مالياتي 

قسمتي در اتوماسيون اداري تحت عنوان "مالياتها" ايجاد گرديده كه بصورت تخصصي به پرونده مالياتي اعضاء رسيدگي ميكند, دراين قسمت امكانات زيادي براي سرعت بخشيدن به ثبت سوابق مالياتي هر پرونده , گزارش تفكيك مراكز , گزارش مبالغ مالياتي ابرازي با ماليات موردنظر اتحاديه بصورت تكي يا دسته بندي شده با شرايط مختلف و تعيين ميزان افزايش ماليات بصورت عمومي و موردي پيش بيني گرديده , اين قسمت با عنايت بر بخشنامه هاي وارده طراحي شد.

 
اتوماسيون بازرسي 

مديريت تمامي بازرسيهاي صنفي

نرم افزار اتوماسيون اداري هريس كار كنترل و ارجاع تمام مراحل بازرسي از زمان درخواست يا شناسايي عضو تا مرحله تكميل را با درنظر گرفتن شرايط خاص در هر اتحاديه و متناسب با نوع تقاضا را بعهده دارد. اين روند شامل انجام كار توسط يك بازرس يا مراحل و پارافها و ارجاعات توسط كارمندان مختلف وبخشهاي متفاوت در پذيرش , اجرايي و بازرسي ميباشد.

 

ثبت كروكي با نقشه شهر

در قسمت بازرسي امكان تعين محل از روي نقشه هرشهر بصورت گرافيكي تعبيه شده است , با اين امكان ضمن سهولت در تعين كروكي امكان جستجو برحسب منطقه اي نيز وجود دارد , مشكلي كه در اغلب موارد بخاطر تغيير نام خيابانها و پلاكها يا متصديان پيش مي آيد.

 

تعيين مشخصات دقيق فردي و ملكي

در قسمت بازرسي تمامي مشخصات فردي و ملكي متقاضي قابل ثبت و بايگاني ميباشد , همچنين امكان بايگاني بازرسيهاي دوره هاي مختلف زماني مربوط به هر پرونده قابل جستجو و پردازش ميباشد.

 

تعيين ابزار و ضوابط خاص هر اتحاديه

متناسب با هر اتحاديه تمامي ابزار و ضوابط خاص مربوط به رسته انتخابي مشخص و در بازرسي نيز بطور هوشمند تعيين و تشخيص داده ميشود.

 

بازرسي اماكن صنفي توسط دستگاههاي قابل حمل بيسيم بصورت پايلوت درحال پياده سازي و اجرا ميباشد كه پس از بررسي هاي نهايي در اتحاديه ها راه اندازي ميگردد

 
مديريت چاپ و گزارشات 

تنظيمات سربرگ و آرم اتحاديه

در قسمت مديريت امكان تعرف آرم و مشخصه هاي مربوط به محل قرارگيري تاريخ و شماره نامه متناسب با سربرگهاي موجود درنظر گرفته شده تا درصورت نياز به استفاده از كاغذ داراي سربرگ و بدون سربرگ در موقع چاپ براحتي قابل انتخاب باشد. اين موضوع در مواقع چاپ نامه هاي A4  يا A5  بصورت نامه Portrait  يا گزارش Landscape و همجنين چاپ فرمهاي سازمانهاي ديگر (مثل: ملت كارت بازرگاني) روي كاغذ سفيد باعث سهولت انجام و تسريع كار ميگردد.

 






امكانات عمومي چاپ و طراحي فرمها و گزارشات

  • قابليت پيش نمايش نامه ها و انتخاب چاپگرتحت شبكه

  • قابليت انتخاب چاپ با سربرگ و بدون سربرگ در زمان چاپ

  • قابليت تايپ نامه در محيط Word  وانتقال به اتوماسيون اداري

  • ذخيره تصوير با متن Word  نامه صادره در دبيرخانه بصورت خودكار

  • قابليت تهيه ليست اعضاء واجد شرايط شركت درانتخابات طبق ق.ن.ص

  • قابليت تهيه ليست اعضاء داراي شرايط كانديداتوري

  • قابليت طراحي فرمهاي مورد نياز نهادها به آرم و شكل اختصاصي

  • قابليت چاپ اخطارهاي عمومي پيوسته براي يك گروه خاص از اعضاء

  • قابليت تشخيص استعلامهاي مربوط به هر پرونده بصورت هوشمند

  • قابليت ايجاد و اصلاح اندازه , متن , فونت و موارد منتقلي در استعلامها

  • قابليت گرفتن گزارشات بصورت Word , Excel , PDF

  • قابليت انتخاب و انتقال اطلاعات آماري تعريف شده به سازمانهاي ديگر

  • قابليت تهيه ليست فيشهاي عضويت/وروديه... با دسته بندي مورد نياز مجامع امور صنفي

  • قابليت دريافت و درج متن,  درنامه درحال چاپ (مثل مدت مهلت)

  • قابليت نمايش گزارشات متنوع گرافيكي براي موارد مختلف آماري

  • قابليت تهيه ليست عملكرد پرسنل در موارد مختلف در يك دوره قابل تعريف

  • و بسياري موارد ديگر ...

دبيرخانه و بايگاني يكپارچه 

ثبت الكترونيكي مكاتبات

در دبيرخانه نامه هاي وارد شده به اتحاديه بهمراه شماره , تاريخ , فرستنده , موضوع و مضمون , اهميت , محل فيزيك نامه در بايگاني و روند ارجاعات مربوطه ثبت ميگردد تا در هرزمان قابل دسترسي باشند. نامه هاي صادرشده از اتحاديه نيز بطور هوشمند مخاطب يابي و شماره شده و تصوير چاپي ذخيره ميگردد. اتوماسيون در دبيرخانه علاوه بر اعمال مديريت و امنيت اطلاعات با آينده نگري به سيستم اداري بدون كاغذ طراحي گرديده.

پيگيري مكاتبات

در دبيرخانه امكان جستجو  و دسته بندي موضوعي نامه هاي مربوط به يك سازمان يا يك دوره زماني و غيره بصورت جستجو و فيلترينگ پيش بني شده است,  ضمن سادگي دررويت تصويرنامه , پيوست ها و روال هاي "پيرو و پاسخ" مربوط به هر نامه .اصلاحات هر نامه, و ارجاعات بين كارمندان نيز قابل پيگيري ميباشد.

مديريت بايگاني

آدرس هاي هر پرونده در بايگاني قابل ثبت و مديريت ميباشند. در سيستم كنترل بايگاني امكان مديريت اطاقها و قفسه ها و رديف هاي مختلف پيش بيني شده تا از حداگثر فضا استفاده بهينه شود , ضمن سهولت در دسترسي به پرونده اعضاء و زونكنهاي طرف مكاتبه مستقيم اتحاديه.

 
 

در اتحاديه هاي بزرگ درخواست پرونده و كاردكس مربوطه از طريق اتوماسيون اداري كنترل ميشود , بدينصورت كه براي دريافت اصل پرونده ؛ در قسمت بايگاني صفحه اي باز شده و نام متقاضي حاوي شماره پرونده درخواستي و محل بايگاني مربوطه نمايش مي يابد همچنين تحويل هاي مربوطه نيز بصورت خودكار در سيستم درج ميشود. اين فرايند در اتحاديه هاي بزرگ كه در اتاقهاي مختلف و گاها در چند طبقه بوده اند بسيار كارساز بوده و باعث كم شدن پرونده روي ميزها و جلوگيري از گم شدن آنها گرديد.

 
مكاتبات در اتوماسيون اداري 

مكاتبات اداري اتحاديه

در اتوماسيون اداري هريس با انتخاب هر پرونده امكان چاپ استعلام يا اخطار براي آن درنظر گرفته شده ,  نامه هاي از پيش تعريف شده متناسب با قانون نظام صنفي بيش از چندصد نامه ميباشد كه همگي درصورت انتخاب بصورت خودكار آماده صدور ميشوند بهمراه مشخصات پرونده و شماره انديكاتور و سربرگ اتحاديه .

 

يكپارچگي دبيرخانه و بايگاني با پرونده اعضاء

دبيرخانه داراي سيستم آدرس دهي هر نامه در كلاسه و زونكن مربوطه ميباشد , همچنين ارتباط هر نامه با پرونده اعضاء را حفظ ميكند تا هم از دبيرخانه پرونده عضو قابل دسترسي باشد و هم هر مكاتبه اي در پرونده صنفي اش قابل مشاهده و دسترسي و اقدام ديگري باشد.

 

استعلامها , اخطارها و فرمهاي تعريف شده

كليه استعلامها و اخطارهاي ماده 27 و28 طبق قانون نظام صنفي در اتوماسيون اداري هريس پيش بيني شده تا روند رسيدگيها كنترل و قابل بررسي باشد ضمن هوشمندي در محاسبه مراحل اخطار در مرحله دوم و سوم و ارجاعات مربوطه

 

چاپ نامه , فرم ها و گزارشات

1-       امكان چاپ روي كاغذ سفيد (انتخابي) با درج آرم , تاريخ و شماره انديكاتور , نام اتحاديه و رئيس و آدرس ته برگ

2-       امكان چاپ خلاصه پرونده متقاضي (صدور, تمديد, انتقال, مباشر) بصورت هوشمند با ذكر مدارك اخذ شده و محتويات مالي

3-     تعين خودكار پاسخ هر نامه با توجه به موضوع ثبت شده , ضمن هوشمندي در جستجوي پرونده مربوطه , موضوع مورد تقاضا  و انتخاب نامه جوابيه به همراه مشخصات قابل ذكر پرونده  در متن و نمايش نامه جوابيه قابل چاپ

 
SMS سامانه پيامك كوتاه 

استفاده از پيامك (ارسال SMSپيام كوتاه ازطريق تلفن همراه) هر روز دامنه بيشتري ازخدمات را تحت پوشش قرار داده , در دسترس بودن تلفن همراه جهت دريافت پيامك , سرعت انتشار و سهولت خواندن باعث كاربرد روز افزون و مفيد اين تكنولوژي شده است . خدماتي چون بررسي اصل بودن باركد محصول , اعلام تغييرموجودي بانك و بسياري ايده ديگر در اين تكنولوژي قابل پياده سازي ميباشد. درحاليكه ارسال متن بصورت پست سنتي زمان بر و پرمخاطره است, راهكارهاي جديد مثل فكس , ايميل و پيامك جايگزيني جديد و مناسب در اين گذار ميباشد. اين فناوري دراتوماسيون اداري هريس مورد توجه قرار گرفته تا بتواند بصورت ارسال موردي و يا گروهي قابل استفاده قرار گيرد و بصورت دو جانبه پيامكهاي اعضاء را نيز دريافت نمايد. ارسال پيام به مناسبتهاي تقويمي يا اطلاعيه هاي صنفي بصورت گروهي (با امكان انتخاب و دسته بندي مخاطبين) و يا محاسبه هوشمند بدهي و ارسال پيامك به عضو ان با وصول استعلامها و يا آماده شدن پروانه كسب و غيره,  همچنين ارسال پيامك به رديف هاي دفترچه تلفن اتحاديه,  گوشه اي از امكانات سامانه پيامكي نرم افزار اتوماسيون اداري هريس ميباشد .

پورتال كنترل و مديريت پيامكها

1- نمايش وضعيت كليه پيامك ها؛ در حال ارسال و دريافت

2- مديريت كليه پيامك هاي ارسالي و دريافتي شامل نمايش و دسته بندي موضوعي آنها ضمن امكان رويت هر پيامك بهمراه نمايش وابستگي آن به پرونده مربوطه يا دفترتلفن اتحاديه

3-       مديريت تعدادي و ريالي پيامكهاي ارسال شده و اعتبارريالي  آني

 

پيامكهاي مرتبط با پرونده اعضا و دفترچه  تلفن

1-  هر پرونده عضو داراي اطلاعات منحصربفرد خود است چه در زمينه مشخصات فردي و مكاتبات و چه در زمينه پيامكهاي ارسال شده مرتبط با اين پرونده .

2-  در هر پرونده صنفي قسمت خاصي براي نمايش پيامكهاي ارسال شده و همچنين پيامكهاي دريافت شده از اين عضوصنفي وجود دارد كه ثبت و بايگاني و قابل نمايش و دسته بندي نيز ميباشد.

 

پيامكهاي هوشمند در اتوماسيون اداري هريس

در نرم افزار اتوماسيون اداري هريس پيامكهاي هوشمند و تعريف شده اي بطورخودكاري با امكان حق انتخاب براي  كاربران براي صاحب هرپرونده ارسال ميشود , اين پيامكها در مواقع خاصي بنا به فراخور و وضعيت روند جاري پروندهاي صنفي ؛ به مانند؛ هم زمان با وصول تائيديه اماكن و ثبت آن در دبرخانه و يا هنگام چاپ پروانه كسب و بسياري موارد ديگربصورت اتوماتيك ارسال ميگردند تا متقاضي تسريع لازم را  نسبت به پيگيريهاي بعدي بعمل آورد.

امنيت اطلاعات اتوماسيون اداري 

امنيت اطلاعات در اتوماسيون

امنيت اطلاعات  نرم افزاري (ISMS) به مفهوم حفاظت و مراقبت از پايگاه و درگاههاي اطلاعاتي در مقابل هرگونه مخاطره وتهديد است. مخاطرات وتهديدهاي اين حوزه شامل دسترسي،تغيير يا انهدام غيرمجاز اطلاعات است. اتوماسيون اداري هريس با توجه به استانداردهاي مبتني بر(ISO/IEC 15408)  طبق موارد مورد لزوم اتحاديه ها مبني بر حفظ محرمانگي،  جامعيت و در دسترس بودن اطلاعات براي كاربران داراي مجوز در مقابل مخاطرات احتمالي ، طراحي و پياده سازي شده است.

 

امنيت پايگاه اطلاعات

1- ثبت اطلاعات با تكنولوژيRAID  درمقابله با فرسودگي وآسيب قطعات

2- تهيه فايلهاي پشتيباني روزانه بصورت خودكار توسط نرم افزار سرويس دهنده

3- ايجاد فايل رمزنگاري شده روي DVD يا External HDD جهت حفظ در گاوصندوق

 

امنيت دسترسي براي هر كاربر

هر كاربر با نام و رمز مشخص شده سيستم درمحدوده اختيارات خود فعاليت مي نمايد , تمام فعاليتهاي كاربر از ورود به برنامه تا رويت , ثبت , اصلاح و حذف  درهر قسمت قابل اختيار دهي و گزارش گيري ميباشد ضمن اينكه تمام اصلاحات و حذف ها نيز بطور خودكار بايگاني ميشود تا درصورت نياز قابل پيگيري و برگشت باشند .

 

امينيت شبكه هاي بيسيم و اينترنت

1-  استفاده ازشبكه  داخلي, مختلط , بيسيم  و اينترنت

2-  تامين امنيت سرويس دهنده اطلاعات در مقابل دسترسيها

3-  تخصيص امنيت سرويس گيرنده ها در سطوح: الف:مجوز رايانه   ب:مجوز دسترسي هركاربر   ج:محدوده اتصال (درحال پياده سازي)

4- ثبت تمام تراكنش هاي كاربران از ورود و خروج با هر رايانه تا تغييرات و رويت هاي انجام شده و تهيه گزارش

5- بروزرساني خودكار اتوماسيون براي تمام سرويس گيرندگان