شما به عنوان يك مدير، علاقه‌منديد كه بتوانيد سرعت انجام كارهاي جاري و روزمره را در سازمانتان بالا ببريد. اما واقعيت اين است كه معمولا زمان زيادي صرف انجام مكاتبات و رسيدگي به درخواست‌ها و نامه‌ها مي‌شود.
تحقيقات گروه WFMC (تحقيقات انجمن مديريت جريان كار - ۲۰۰۶) نشان مي‌دهد سازمان‌ها و شركت‌هاي سنتي عملا تنها از ۳۰٪ زماني كه صرف فرايند‌هايشان كرده‌اند، ارزش افزوده دريافت مي‌كنند و از ۷۰٪ باقيمانده غير از اتلاف وقت و هزينه چيزي عايدشان نمي‌شود.
سيستم‌هاي اتوماسيون اداري، با خودكارسازي بخش‌هاي متنوعي از فرايندهاي اداري، راه حلي جهت رفع مشكلات مطرح شده در بالا محسوب مي‌شوند. در ادامه، برخي از تعاريف متعددي كه در زمينه اتوماسيون اداري ارائه شده است را مرور مي‌كنيم:
تعريف اتوماسيون اداري
تعاريف متعددي از سيستم‌هاي اتوماسيون اداري ارائه شده است. برخي از اين تعاريف به شرح زير است:
- سيستم اتوماسيون اداري يك سيستم اطلاعاتي مبتني بر كامپيو‌تر است كه وظيفه جمع‌آوري، ذخيره و توزيع مستندات، پيام‌هاي الكترونيك و ساير فرم‌هاي ارتباطات اداري را بين افراد، گروه‌هاي كاري و سازمان‌ها بر عهده دارد. بخش‌هايي از اين سيستم‌ها عموما شامل نرم‌افزارهاي پردازش كلمه، تصوير برداري مستندات، تقويم و غيره است.
- در ويكي پديا در تعريف واژه office automation آمده است: «نرم افزارهاي متنوعي كه براي ايجاد، جمع آوري، ذخيره و تغيير اطلاعات اداري مورد نياز براي انجام كارهاي اصلي سازمان به صورت الكترونيكي مورد استفاده قرار مي‌گيرند. ذخيره سازي داده‌هاي خام، انتقال الكترونيك و مديريت اطلاعات كسب و كار الكترونيك، فعاليت‌هاي اصلي يك سيستم اتوماسيون اداري را تشكيل مي‌دهند. اتوماسيون اداري به خودكار سازي و بهينه سازي رويه‌هاي جاري سازمان‌ها كمك مي‌كند.
- در سايت ويكي پدياي فارسي از اتوماسيون اداري با عنوان «خودكارسازي اداري» ياد شده است و به عنوان مجموعه‌اي از روش‌هاي كاري و نرم‌افزار و سخت‌افزار رايانه‌اي كه براي ذخيره و بازيابي و مبادله اسناد و اطلاعات اداري به كار مي‌رود تعريف شده است
- عبارت اتوماسيون اداري در خارج از ايران به تمامي ابزار‌ها و روش‌هايي كه براي فعاليت‌هاي دفتري به كار برده مي‌شود اطلاق مي‌شود كه امكان پردازش داده‌هاي نوشتاري، ديداري و شنيداري را با استفاده از كامپيو‌تر امكانپذير مي‌سازند. اتوماسيون اداري به منظور فراهم آوردن ابزاهايي جهت ساده سازي، بهبود و خودكار سازي فعاليت‌هاي سازمان از جمله مديريت داده‌هاي اداري، هماهنگي جلسات و غيره بوجود آمده است. امروزه سيستم‌هاي اتوماسيون اداري محدود به نگهداري تصوير نوشته‌هاي دستي نيستند بلكه امكاناتي نظير تبادل اطلاعات، مديريت مستندات اداري، كنترل داده‌هاي عددي، برنامه‌ريزي جلسات و مديريت برنامه‌هاي كاري را نيز پوشش مي‌دهند. از جمله بسته‌هاي نرم افزاري كه در دنيا به عنوان اتوماسيون اداري مطرح مي‌شوند عبارتند از AppleWorks، Corel WordPerfect، Microsoft Office وSun StarOffice.
بطور كلي آنچه از آن به عنوان سيستم اتوماسيون اداري ياد مي‌شود، شكل تكامل يافته سيستم دبيرخانه است كه براي جايگزين شدن روش دستي ثبت و شماره‌دهي مكاتبات شامل انواع نامه‌هاي اداري به كار مي‌رفت. امروزه سيستم‌هاي نرم‌افزاري اتوماسيون اداري در ايران با ديد مكانيزه كردن مكاتبات سازماني شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به طور كلي مكاتبات اداري داخل و خارج يك سازمان طراحي شده است كه در سازمان‌هايي مانند سازمان‌هاي دولتي و خدماتي، بخش مهمي از كار عمليات سازمان محسوب مي‌شود.
اتوماسيون اداري شامل چه بخش‌هايي است؟
يك سيستم اتوماسيون اداري از بخش‌ها و ماژول‌هاي مختلفي تشكيل شده است. همانطور كه در بالا نيز اشاره شد، امروزه سيستم‌هاي اتوماسيون اداري تكامل يافته‌اند و طيف وسيعي از فعاليت‌هاي سازماني و برون سازماني را پوشش مي‌دهند و به همين دليل شامل ماژول‌هاي متنوعي است كه هر كدام بخش‌هايي از فرايند‌ها يا فعاليت‌هاي يك سازمان را در برمي گيرند.
دبيرخانه
اصلي ترين بخش يك سيستم اتوماسيون اداري بخش مربوط به عمليات دبيرخانه شامل فرايندهاي ثبت نامه، ارجاع، كارتابل پرسنل و بايگاني است. اين بخش هسته اوليه و اساسي اين سيستم‌ها است. در اين بخش عمليات‌هاي مختلفي از اسكن، ورود اطلاعات، ثبت انديكاتور، توزيع و پيگيري چرخه نامه‌هاي دريافتي تا تهيه پيش‌نويس، گردش، امضا و ثبت و چاپ نامه‌هاي ارسالي انجام مي‌شود. در اين بخش از سيستم اتوماسيون اداري، از ابزارهاي ورودي و خروجي متعددي مانند اسكنر، چاپگر، قلم نوري، فكس مودم، ايميل سرور و غيره استفاده مي‌شود.
فرم‌ساز و موتور گردش فرم
نامه‌ها، تنها مستندات يك سازمان نيستند و برخي از مكاتبات سازمان‌ها در قالب فرم‌هاي اداري و با جريان كاري معيني در سازمان گردش پيدا مي‌كنند. به همين دليل بخش ديگري به سيستم‌هاي اتوماسيون اداري اضافه شده است كه به نام «فرم‌ساز و موتور گردش فرم» شناخته مي‌شود. اين بخش وظيفه طراحي انواع فرم‌هاي سازماني و گردش آن‌ها را در قالب جريان‌هاي كاري از پيش تعريف شده دارد. ثبت، نگهداري و بازيابي اطلاعات اين فرم‌ها به طور كامل در سيستم اتوماسيون اداري مديريت مي‌شوند.
مديريت جلسات و سامانده
برنامه ريزي جلسات، قرارهاي كاري، پيگيري و مديريت آن‌ها و نگهداري مستندات مربوط به آن‌ها از جمله مهم‌ترين بخش كارهاي اداري يك سازمان به شمار مي‌آيد و زمان زيادي را نيز به خود اختصاص مي‌دهد. يكي از بخش‌هاي سيستم‌هاي اتوماسيون اداري به تنظيم، ثبت و نگهداري، برگزاري و پيگيري جلسات و مستندات آن‌ها اختصاص مي‌يابد. اين بخش معمولا شامل تقويم كاري، مديريت جلسات و قرارهاي كاري، مديريت فعاليت‌ها و پروژه‌ها و غيره است.
آرشيو الكترونيك
با گذشت زمان و افزايش تعداد و حجم مستندات در سازمان، نياز به ابزاري جهت آرشيو و بايگاني آن‌ها وجود دارد. بسياري از سيستم‌هاي اتوماسيون اداري بخشي را نيز به عنوان آرشيو الكترونيك و مديريت مستندات دارند كه علاوه بر نگهداري و دسته بندي اسناد سازماني، امكان جستجو و دستيابي سريع و آسان را نيز فراهم مي‌كنند.
پرتال مكاتبات برون سازماني
فراهم آمدن بسترهاي جديد ارتباطي بر مبناي شبكه‌هاي كامپيوتري، موجب شده است دولت‌ها و سازمان‌ها به منظور كاهش هزينه‌هاي اياب و ذهاب و افزايش رضايتمندي و تسريع در ارائه خدمت به ارباب رجوع، امكان ارسال و پيگيري درخواست و كارهاي اداري در محيط خارج از سازمان را يك الزام بدانند. براي پاسخ به اين الزام سازمان‌ها و در راستاي طرح تكريم ارباب رجوع بخش پرتال برون سازماني نيز امروزه به سيستم‌هاي اتوماسيون اداري اضافه شده است تا امكان ردگيري مكاتبات را در خارج از سازمان و براي كاربران برون سازماني فراهم كند.
كارتابل آفلاين
سيستم‌هاي اتوماسيون اداري با توجه به پراكندگي جغرافيايي سازمان‌ها و نوع دسترسي به آن‌ها تنوع يافته‌اند. برخي از آن‌ها در شبكه محلي قابل دسترس هستند و برخي ديگر تحت وب مي‌باشند. در سيستم‌هاي اتوماسيون اداري تحت وب براي قسمت‌هايي از نرم‌افزار كه اهميت ويژه‌اي دارند نوع آفلاين نيز در نظر گرفته مي‌شود تا در شرايطي كه دسترسي به اينترنت با سرعت مطلوب امكانپذير نيست بتوان به صورت غير برخط به اطلاعات دست يافت. از جمله آن‌ها مي‌توان به كارتابل آفلاين اشاره كرد. شما به عنوان مدير يك سازمان مي‌توانيد كارتابل خود را در هر نقطه جغرافيايي مرور كرده و امور مربوط به نامه‌ها را انجام دهيد و در اولين برقراري ارتباط با سيستم آن‌ها را به روز نماييد.
بخش‌هاي ديگري نيز به تدريج به سيستم‌هاي اتوماسيون اداري اضافه شده است كه هر كدام از آن‌ها جهت افزايش مكانيزاسيون كار‌ها در سازمان و تسهيل ارائه خدمات درون و برون سازماني ايجاد شده‌اند:
- صندوق پيام
- سامانه ارسال پيام كوتاه
- سامانه ارسال و دريافت فكس و پست الكترونيك
- گزارش ساز